Ogłoszenia o nieruchomościach PKP S.A. przeznaczonych na najem lub dzierżawę publikowane są na stronie internetowej PKP S.A. Jeśli w ciągu 14 dni od ukazania się ogłoszenia zgłosi się choćby jeden zainteresowany, uruchamiana jest procedura przetargowa lub negocjacyjna. Zaproszenie do udziału w przetargu lub negocjacji może pojawić się (oprócz strony internetowej PKP S.A.) również w prasie i mediach lokalnych.

PKP S.A. może wynająć lub wydzierżawić nieruchomości w następujących trybach:

• Przetarg z opcją aukcji (przetarg), czyli nieograniczony przetarg pisemny z opcją aukcji lub aukcja (licytacja ustna). Ten tryb stosuje się, jeśli jedynym kryterium wyboru najemcy jest uzyskanie jak najwyższego czynszu.
• Negocjacje – tryb wykorzystywany, gdy oprócz maksymalnego czynszu brane są pod uwagę inne kryteria lub gdy przetarg nie wyłonił najemcy/dzierżawcy.
• Przyjęcie oferty – ten tryb uruchamia się np. gdy w ciągu 14 dni od ukazania się na stronie internetowej oferty najmu bądź dzierżawy nie pojawił się ani jeden zainteresowany.
• Okazjonalny – z tego trybu korzysta się w przypadku umów najmu na okres do trzech miesięcy.

O wyborze trybu oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę decyduje PKP S.A.

Najmem i dzierżawą zajmuje się Biuro Obrotu Nieruchomościami PKP S.A. oraz Oddziały Gospodarowania Nieruchomościami w Gdańsku, Krakowie, Katowicach, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu.

Najem i dzierżawa jest jednym ze sposobów gospodarowania mieniem należącym do PKP S.A. określonych w ustawie z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”.