Pojęcie terenów zamkniętych definiuje Ustawa prawo geodezyjne i kartograficzne w art. 2 ust. 9. (t.j. Dz. U. z 2023r., poz. 1752 ). Definicja ta stanowi, że terenami zamkniętymi są tereny o charakterze zastrzeżonym ze względu na obronność i bezpieczeństwo państwa natomiast art. 4 ust. 2a. wskazuje, że Tereny zamknięte są ustalane przez właściwych ministrów i kierowników urzędów centralnych w drodze decyzji. W decyzji tej określane są również granice terenu zamkniętego. Dokumentacja geodezyjna określająca przebieg granic i powierzchnię terenu zamkniętego przekazywana jest przez organy wydające decyzje o zamknięciu terenu właściwym terytorialnie starostom w trybie art. 22. Prawo geodezyjne stanowi dalej, że dla terenów zamkniętych nie zakłada się mapy zasadniczej, natomiast sporządzane są mapy odrębne (art.4 ust 2). Prace na terenie zamkniętym mogą być wykonywane na zlecenie organów, które zdecydowały o zamknięciu terenu lub za ich zgodą (art. 13 ust.3).

Kolejowe tereny zamknięte zostały określane są przez ministra właściwego ds. transportu. Obecnie obowiązuje Decyzja Nr 14 Ministra Infrastruktury z dnia 18 września 2020r., w sprawie ustalenia terenów, przez które przebiegają linie kolejowe (Dz. Urz. MI z 2020r. poz. 38 ze zm.) i jej 16-tomowy Załącznik stanowiący wykaz kolejowych terenów zamkniętych.

Wykaz stanowiący załącznik do przedmiotowej decyzji zawiera oznaczenie obrębów i działek zgodnie z ewidencją gruntów i budynków oraz podziałem administracyjnym. Na wskutek zmian w ewidencji gruntów i budynków wykaz ten jest sukcesywnie aktualizowany. Odbywa się to poprzez wnioski indywidualne sporządzane przez PKP S.A. i kierowane do właściwego ministra ds. transportu oraz duże akcje aktualizacji całego wykazu na zlecenie Ministerstwa.

Akceptacja zmian ogłaszana jest w formie decyzji właściwego Ministra ds. transportu w trybie indywidualnym w dziennikach urzędowych, które zgodnie z nowelizacją ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych umieszczane są na stronie internetowejj www.gov.pl/web/infrastruktura/du-mi.